Компания "ИНФИНАЙТ СИНЕРДЖИ"

INFINITE SYNERGY — IT-РЕШЕНИЯ, ГДЕ ВСТРЕЧАЮТСЯ ПАРТНЕРСТВО И ПРОФЕССИОНАЛИЗМ!

Помогаем коммерческим и государственным предприятиям получать измеримые результаты от цифровой трансформации бизнес-процессов с помощью разработки программного обеспечения на заказ.

Цель INFINITE SYNERGY — быть непросто разработчиками ПО, а надежным партнером и достойно конкурировать с признанными лидерами в сфере ИТ-разработки.

В данный момент мы ищем активного сотрудника на позицию Помощник руководителя / делопроизводитель

Обязанности:

1. Обеспечение полного цикла документооборота компании:

• Контроль и регистрация входящей и исходящей корреспонденции, хранение, архивирование, сканирование, копирование документов, размещение на внешних и внутренних хранилищах;

• Организация почтовых отправлений, взаимодействие с курьерскими службами;

• Организация документооборота через электронную и обычную почту, а также через систему ЭДО (Контур.Диадок);

• Ведение деловой переписки: подготовка писем, коммерческих предложений, официальных ответов по вопросам взаимодействия с заказчиками;

• Ведение реестра, контроль получения обратной связи и оплат от Заказчиков;

• Разработка, унификация и введение в действие различных форм и шаблонов документов для обеспечения хозяйственной деятельности компании: приказы, доверенности, распоряжения по работе различных отделов, инструкции, регламенты, акты, предписания, бланки и другие внутренние формы документов;

• Ведение архива документации, а также отбор и сортировка документации для уничтожения;

2. Взаимодействие с отделами компании (бухгалтерия, тендерный отдел, отдел продаж):

• Оформление и подготовка в полном объеме перечня документов для ведения кадрового делопроизводства и передача необходимого перечня бухгалтеру компании: приказы, должностные инструкции, трудовые договоры, трудовые книжки, организация и оформление рабочих отношений с иностранными гражданами, своевременное оформление документов для приема, перевода, увольнения работника, ведение воинского учета личного состава;

• Оформление и подготовка в полном объеме перечня документов для участия в тендерах: заполнение стандартных форм, сбор информации по кадровым ресурсам и опыту выполненных работ, организация получения сертификатов, удостоверений, мониторинг тендеров в специализированной программе по фильтрам деятельности компании в соответствии с инструкцией;

3. Жизнеобеспечение офиса:

• Контроль оплаты счетов: аренда, телефония, коммунальные услуги и др.

• Организация закупок: продуктов, канцтоваров, мебели, оборудования и др.

• Организация командировок сотрудников: оформление приказов, маршрутных листов, ж/д билетов, авиабилетов, бронирование отелей и т.д.;

• Организация и поддержание функционального рабочего пространства всего офиса;

• Организация новых рабочих мест (подбор мебели), переездов из офисов, ремонтов помещений;

• Участие в создании корпоративной культуры и в развитии компании;

• Работа в CRM «Битрикс24»;

4. Дополнительные поручения руководителя:

• Поиск информации для руководителя по заданным критериям: контактных данных, подрядчиков, поставщиков, анализ более выгодных условий, сбор коммерческих предложений по услугам, необходимым для деятельности компании, взаимодействие с контрагентами;

• Строгое соблюдение установленных сроков на поставленные задачи, а также своевременное информирование о невозможности их выполнения в указанные сроки;

• Ответственный подход к решению сложных вопросов в рамках поставленных задач.

Требования к соискателю:

• Высшее образование (юридическое, экономическое, документоведение и архивоведение – будет вашим преимуществом);

• Опыт работы делопроизводителем, архивариусом, помощником руководителя, бизнес-ассистентом, референтом;

• Хорошее знание русского языка, грамотная устная и письменная речь, навыки ведения деловой переписки, умение работать с документами;

• Внимательность , целеустремленность, усидчивость, умение качественно работать в режиме многозадачности и высокий уровень самоорганизации;

• Уверенное пользование ПК, MC Office, оргтехники;

• Умение вести переговоры, договариваться о выгодных условиях;

• Развитые коммуникативные навыки, умение расположить к себе;

• Работа с CRM "Bitrix24", 1С, Google Disk, офисным пакетом;

• Опыт работы с большим объемом информации и документов;

• Четкое исполнение поручений руководства;

• Работа с конфиденциальной информацией.

Работа помощником руководителя в INFINITE SYNERGY подойдет вам, если:

• У вас есть опыт работы с документами (желательно) и вы готовы постоянно учиться и работать над своими ошибками (обязательно)

• Вы уверенно общаетесь и быстро находите общий язык с коллективом

• Вы можете продуктивно работать над несколькими задачами одновременно, при этом умеете сосредоточиться, также вы внимательно прочитали текст вакансии и начнете сопроводительное письмо со слов: «Я хочу работать в вашей компании, потому что… ».

Условия:

• Работа в комфортном офисе в историческом центре Петербурга с видом на Неву в 15 минутах ходьбы от станций метро "Адмиралтейская" и "Невский проспект".

• Официальное трудоустройство согласно ТК РФ, социальный пакет.

• Полностью официальная заработная плата обсуждается с успешным кандидатом по итогам собеседования.

• График работы 5/2 с 9 до 18 или с 10 до 19.

• Молодой и дружный коллектив, лояльное руководство, регулярные корпоративные мероприятия;